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Die wichtigsten Kennzahlen für Beherbergungsbetriebe

FachbeitragSeptember 2019 7 Minuten

Kennzahlen sind im Controllling eine hilfreiche Stütze: Sie geben schnell Auskunft über den Ist-Zustand im Betrieb, sind einfach zu vergleichen und lassen sofortige Schlüsse zu. Mit simplen Formeln können so alle relevanten Werte erhoben werden.

Der Begriff Controlling (zu Deutsch “steuern” oder “regeln”) umfasst die Planung, die Steuerung und die Kontrolle aller Unternehmensbereiche und ist ein wichtiger Bestandteil des Hotelmanagement. Zielführendes Controlling setzt in der Vergangenheit an, führt Optimierungen in der Gegenwart durch und stellt die Weichen für eine ertragreiche Zukunft. Gerade in der Hotellerie sind die Ziele klar definiert: Kosten sollen gesenkt, der Umsatz gesteigert und die Produktivität erhöht werden - für möglichst viel Gewinn.
In den meisten Fällen obliegt das Controlling der Geschäftsführung. Dabei sind Kennzahlen eine hilfreiche Stütze: Sie geben schnell Auskunft über den Ist-Zustand im Betrieb, sind einfach zu vergleichen und lassen sofortige Schlüsse zu. Mit simplen Formeln können alle relevanten Werte erhoben werden. Wirtschafts- und Steuerberater liefern in diesem Zusammenhang zwar wertvolle Informationen, die Analyse und die Deutung dieser bleibt jedoch Aufgabe der Geschäftsführung und des Hotelmanagements. Umso bedeutender ist es für Hoteliers, stets über die wichtigsten Kennzahlen im eigenen Betrieb im Bilde zu bleiben.  
Die wichtigsten Kennzahlen für Beherbergungsbetriebe 
Die durchschnittliche Auslastung (HOR) 
Die durchschnittliche Auslastung (Hotel Occupancy Rate) ist eine der wichtigsten Kennzahlen, um sich einen sofortigen Überblick über die aktuelle Situation zu verschaffen. Sie gibt in Prozentzahlen an, wie hoch die derzeitige Auslastung gemessen an der Kapazität ist. Unterschieden werden kann dabei zwischen Bettenauslastung und Zimmerauslastung. Entsprechend lautet die Formel entweder verkaufte Betten x 100 / Bettenkapazität beziehungsweise verkaufte Zimmer x 100 / Zimmerkapazität. Mit der durchschnittlichen Auslastung können Jahre, Monate und gar Wochen schnell miteinander verglichen und Maßnahmen zur Verbesserung sofort eingeleitet werden. Es empfiehlt sich daher, möglichst oft einen Blick auf die durchschnittliche Auslastung zu werfen. Zum Vergleich: Die durchschnittliche Zimmerauslastung aller Beherbergungsbetriebe in Deutschland betrug im Jahr 2017 etwa 71%.
HOR = verkaufte Zimmer x 100 / Zimmerkapazität
Die durchschnittliche Aufenthaltsdauer (ALOS)
Die durchschnittliche Aufenthaltsdauer (Average Length Of Stay) gibt an, wie lange Gäste im Durchschnitt im Betrieb nächtigen. Je stärker die Auslastung eines Hotels zwischen Haupt- und Nebensaison schwankt, desto herausfordernder ist es, über die Zimmerpreise einen zufriedenstellenden Ertrag zu erzielen. Die durchschnittliche Aufenthaltsdauer verhilft einem dabei, eine schnelle Übersicht zu gewinnen und kann bei Fragen zur Preisgestaltung oder beim Ausbau der Kapazitäten wichtige Informationen liefern. Berechnet wird die durchschnittliche Aufenthaltsdauer folgendermaßen: Anzahl der Übernachtungen / Anzahl der Reservierungen. Im Jahr 2017 betrug die durchschnittliche Aufenthaltsdauer in Deutschland in Hotels 2 Tage, in Ferienwohnungen und -Häusern 5,3 Tage.  
ALOS = Anzahl der Übernachtungen / Anzahl der Reservierungen
  
Die Vollbelegungsrate
Die Vollbelegungsrate ist vor allem im süddeutschen Raum, in Österreich, in der Schweiz und in Südtirol als wichtige Kennzahl verbreitet. Sie gibt an, an wie vielen Tagen ein Betrieb voll belegt ist. Dabei unterscheidet man zwischen Betten-Vollbelegungstagen und Zimmer-Vollbelegungstagen. Die Formeln variieren entsprechend: Anzahl der verkauften Betten / Bettenkapazität beziehungsweise Anzahl der verkauften Zimmer / die Zimmerkapazität. Wie viele Vollbelegungstage notwendig sind, um profitabel zu bleiben, lässt sich nicht pauschalisieren, dies hängt nämlich ebenfalls von der Zimmerdurchschnittsrate sowie von den Kostenfaktoren des Hotels ab. 4*-5* Betriebe in Österreich verzeichneten im Jahr 2017 im Durchschnitt 176 Vollbelegungstage, in der 3*-Kategorie etwa 154. 
Vollbelegungsrate = Anzahl der verkauften Betten / Bettenkapazität
oder
Vollbelegungsrate = Anzahl der verkauften Zimmer / die Zimmerkapazität
Die Zimmerdurchschnittsrate (ARR)
Die Zimmerdurchschnittsrate (beziehungsweise die Average Room Rate) gibt Auskunft über den durchschnittlichen Zimmerverkaufspreis. Die Formel für die Berechnung der Zimmerdurschnittsrate lautet wie folgt: Logisumsatz / Anzahl der verkauften Zimmer (Zimmernächte). Geht man von einem Logisumsatz von 950.000€ im Jahr aus und 9.693 Zimmernächten, so liegt die Jahres-Zimmerdurschnittsrate bei 98€. Zur Beurteilung des Erfolges eines Betriebes wird jedoch immer mehr auf den Erlös pro verfügbarer Zimmerkapazität zurückgegriffen. 
ARR = Logisumsatz / Anzahl der verkauften Zimmer (Zimmernächte)
Der Erlös pro verfügbarer Zimmerkapazität (RevPAR)
Der RevPAR (beziehungsweise Revenue Per Available Room) gilt als allgemeine Maßangabe, um die Profitabilität von Hotels unterschiedlicher Größe zu vergleichen. Errechnet wird dieser Wert entweder mit dem Brutto- oder dem Netto-Logiserlös durch die Anzahl der zur Verfügung stehenden Zimmer, üblicher ist jedoch die Berechnung mit dem Netto-Logiserlös. Der RevPAR ist eine sehr aussagekräftige Kennzahl, weil Informationen zur Zimmerzahl, Umsatz und Belegung zusammengeführt werden. Vor allem im Revenue Management ist der RevPAR von großer Bedeutung. Der Erlös pro Zimmerkapazität kann für verschiedene Zeitfenster berechnet werden: Eine Woche, ein Monat oder ein Jahr, die Formel lautet Netto-Logisumsatz / Summe aller verfügbaren Zimmer. Bei einem Tages-Netto-Erlös von 4.500€ beispielsweise und 80 verfügbaren Zimmern liegt der RevPAR bei 56,25€. Zum Vergleich: Im Jahr 2017 lag der Benchmark für österreichische 4*, 4*S und 5* -Betriebe bei 103€, in Deutschland bei Betrieben aller Kategorien durchschnittlich bei 68€. Welche Bedeutung diese Kennzahl im 2015 gegründeten Revenue-Management-System “RateBoard” hat, wird im ADDITIVE Interview mit Gründer Matthias Trenkwalder verdeutlicht. 
RevPAR = Netto-Logisumsatz / Summe aller verfügbaren Zimmer
Die Kosten im Verhältnis zum Gesamtumsatz
Diese Kennzahl gibt an, in welchem Verhältnis die Kosten zum Umsatz stehen. Dabei wird zwischen Materialkosten, Personalkosten und Sachkosten unterschieden. Die jeweilige Zahl wird durch den Gesamtumsatz einer definierten Periode (etwa einem Jahr) dividiert. Das Ergebnis gibt die Kosten für einen bestimmten Posten in Prozentzahlen an. Diese Positionen sind zumeist direkt von der Geschäftsführung steuerbar, entsprechend wichtig ist ein ständiger Überblick über jegliche Kosten. Dadurch wird genügend Raum geschaffen, rechtzeitig zu reagieren und die Ausgaben zu optimieren. Die Formel lautet Material-, Personal- oder Sachkosten / Gesamtumsatz. In der 4* und 5* Hotellerie in Österreich lagen die Personalkosten im Jahr 2017 bei 31 bis 35%, der Wareneinsatz bei 12 bis 15% und sonstige Sachkosten bei 23 bis 27%.  
Kosten im Verhältnis zum Gesamtumsatz = Materialkosten, Personalkosten oder Sachkosten / Gesamtumsatz
Das Brutto-Betriebsergebnis (GOP und GOPPAR)
Der GOP (Gross Operating Profit) stellt eine der wichtigsten Ertragskennzahlen der Hotellerie dar, sie misst nämlich das rein operative Ergebnis eines Betriebes. Dadurch wird sofort ersichtlich, welcher Betrag für etwaige Investitionen, Entnahmen oder Rückzahlungen von Zinsen zur Verfügung steht. Errechnet wird der GOP, indem man alle Aufwände vom Betriebsumsatz abzieht. Konkret: Betriebsleistung - Materialaufwand - Personalaufwand - sonstiger Aufwand. Noch präziser wird der Wert, wenn man die verfügbaren Zimmer ebenfalls berücksichtigt. Der GOPPAR (Gross Operating Profit Per Available Room) wird demnach folgendermaßen berechnet: Betriebsleistung - Materialaufwand - Personalaufwand - sonstiger Aufwand / verfügbare Zimmer. Hat ein Hotel beispielsweise einen Jahresumsatz von 1.500.000 €, Materialaufwand von 450.000 €, Personalkosten von 300.000 €, sonstige Ausgaben in Höhe von 300.000 € und 50 Zimmer, so ergibt der GOP 525.000 € und der GOPPAR 10.500 €. Zum Vergleich lag der GOPPAR bei 4* und 5* Betrieben in Österreich im Jahr 2017 bei durchschnittlich 10.000 €.   
GOP = Betriebsleistung - Materialaufwand - Personalaufwand - sonstiger Aufwand
beziehungsweise
GOPPAR = Betriebsleistung - Materialaufwand - Personalaufwand - sonstiger Aufwand / verfügbare Zimmer
Das Umsatz-Bankschulden-Verhältnis
Dieser Wert legt offen, inwieweit sich die aktuelle Verschuldung in einem gesunden oder gefährlichen Ausmaß bewegt. Zwar können Betriebe operativ sehr gute Zahlen aufweisen (GOP), jedoch hohe Schulden haben, entsprechend wichtig ist es, ständig über die aktuelle Verschuldung informiert zu bleiben. Das Verhältnis zwischen Umsatz und Bankschulden wird folgendermaßen berechnet: Bankschulden / Jahresumsatz. Bei einem Gesamtumsatz von 1.500.000 € und Bankschulden im Bereich der 3.000.000 € spricht man von einem Verhältnis 1:2. Das bedeutet, dass zwei volle Jahresumsätze notwendig sind, um die gesamte Verschuldung zu begleichen. Vor allem bei anstehenden Investitionen sollte dieser Wert berücksichtigt werden. Steht die Verschuldung zum Umsatz im Verhältnis 1:2, so kann man von einer gesunden Verschuldung ausgehen. Bei kleineren Betrieben ist eine höhere Verschuldung bis maximal 1:3 vertretbar.  
Umsatz-Bankschulden-Verhältnis = Bankschulden / Jahresumsatz
Fazit
Gerade im Controlling machen viele Betriebe den Fehler, mangelnde oder gar keine Planung zu betreiben. Somit fehlt der Überblick darüber, wie es um die Kosten an bestimmten Posten steht, wie es um die Liquidität bestellt ist und wo Potenzial herrscht. Die Konsequenz sind irrationale oder falsche Entscheidungen, welche zur Verschlechterung der Gesamtsituation führen können. Eine einfache Tabelle mit den entsprechenden Formeln und die regelmäßige Auseinandersetzung damit sorgt nicht nur für die nötige Übersicht, sondern ist ebenfalls wichtig, um rechtzeitig die richtigen Schritte in die Wege zu leiten. Auch in der Zusammenarbeit mit etwaigen Partnern, gerade im Marketing und Online-Marketing, ist es von Bedeutung, seine Kennzahlen zu kennen und diese richtig zu deuten, um die Werte für die Umsetzung von zielführenden Maßnahmen zu nutzen. Zusätzlich zu den eigenen Kennzahlen dienen Benchmarks der Region und der Kategorie als wichtige Referenzzahl und helfen dabei, seine Positionierung am Markt einzuschätzen.